Rozdział 1
Wycieczki dla zakładów pracy – dlaczego najlepsze firmy inwestują w ludzi, a nie tylko w wyniki?
Jeszcze kilkanaście lat temu wyjazdy dla pracowników były postrzegane przede wszystkim jako forma nagrody lub okazja do wspólnego świętowania sukcesów. Dzisiaj ich rola jest znacznie większa. Wycieczki dla zakładów pracy stają się dla nowoczesnych przedsiębiorstw elementem strategii zarządzania zespołem, budowania kultury organizacyjnej oraz wzmacniania zaangażowania pracowników.
Zmienił się również rynek pracy. Firmy konkurują już nie tylko produktami czy usługami. Coraz częściej rywalizują o ludzi. Doświadczeni specjaliści mogą wybierać spośród wielu ofert zatrudnienia. Dlatego przedsiębiorstwa szukają sposobów, aby zatrzymać najlepszych pracowników na dłużej. Wynagrodzenie nadal pozostaje ważnym elementem. Jednak samo w sobie coraz rzadziej wystarcza.
Pracownicy oczekują dobrych relacji, możliwości rozwoju oraz poczucia, że są ważną częścią organizacji. Chcą pracować w miejscu, w którym ich wysiłek jest dostrzegany i doceniany. Właśnie dlatego wycieczki dla zakładów pracy stały się jednym z najskuteczniejszych narzędzi budowania zaangażowanych zespołów.
Dobrze zorganizowany wyjazd nie zaczyna się jednak od wyboru hotelu ani kierunku podróży. Zaczyna się od ludzi. Od poznania ich potrzeb, oczekiwań oraz celów, jakie przedsiębiorstwo chce osiągnąć. To właśnie ten etap decyduje o powodzeniu całego projektu.
W Mega Travel od ponad 25 lat obserwujemy, jak zmieniają się oczekiwania firm. Dawniej większość klientów pytała przede wszystkim o cenę i standard hotelu. Dzisiaj pierwsze pytania brzmią zupełnie inaczej.
Jak zintegrować nowy zespół?
Jak nagrodzić najlepszych handlowców?
Czy i Jak połączyć konferencję z atrakcyjnym programem?
Jak sprawić, aby pracownicy wrócili z wyjazdu bardziej zmotywowani?
To bardzo dobra zmiana. Oznacza, że przedsiębiorstwa zaczynają patrzeć na wyjazdy z perspektywy inwestycji, a nie kosztu.
Każdy wyjazd jest przecież doświadczeniem. To właśnie doświadczenia budują emocje, a emocje pozostają w pamięci znacznie dłużej niż kolejna premia czy firmowy gadżet.
Wyobraźmy sobie dwie sytuacje.
Pierwsza firma wręcza pracownikowi premię w wysokości tysiąca złotych. Po kilku miesiącach większość osób nie pamięta już, na co przeznaczyła te pieniądze.
Druga firma zaprasza ten sam zespół na trzydniowy wyjazd do Toskanii. Uczestnicy wspólnie gotują z włoskim szefem kuchni, odwiedzają rodzinne winnice, spacerują po średniowiecznych miasteczkach i wieczorem rozmawiają przy kolacji o planach oraz marzeniach. Po kilku latach nadal pamiętają konkretne chwile, zdjęcia i rozmowy.
To właśnie różnica między wydatkiem a inwestycją w doświadczenia.
Nie oznacza to oczywiście, że każdy wyjazd musi odbywać się za granicą. Polska oferuje dziesiątki miejsc idealnych do organizacji integracji, konferencji czy wyjazdów motywacyjnych. Kluczowe jest nie miejsce, lecz sposób przygotowania programu.
Przez lata zauważyliśmy, że najlepiej oceniane wyjazdy mają kilka wspólnych cech.
Nie są przeładowane atrakcjami.
Pozostawiają przestrzeń na rozmowy.
Uwzględniają różne potrzeby uczestników.
Łączą aktywność z odpoczynkiem.
I przede wszystkim mają jasno określony cel.
To właśnie dlatego w Mega Travel nie rozpoczynamy współpracy od katalogu ofert. Najpierw rozmawiamy. Chcemy wiedzieć, jak wygląda zespół, jakie wartości wyznaje firma i czego oczekują uczestnicy. Dopiero później proponujemy kierunek, hotel oraz program.
To podejście pozwala tworzyć wyjazdy, które naprawdę wspierają rozwój organizacji.
Bo naszym zadaniem nie jest sprzedaż noclegów ani biletów lotniczych.
Naszym zadaniem jest stworzenie doświadczenia, które pozostanie z uczestnikami na długo po zakończeniu podróży.
I właśnie od tego powinna zaczynać się każda rozmowa o wyjazdach dla zakładów pracy.
Rozdział 2
Dlaczego firmy organizują wycieczki dla pracowników? Powody są ważniejsze, niż myślisz
Każda firma inwestuje. Jedne przedsiębiorstwa kupują nowoczesne maszyny. Inne rozwijają technologie lub rozbudowują hale produkcyjne. Wszystkie te działania mają wspólny cel – zwiększyć wartość organizacji.
Jednak nawet najlepszy park maszynowy nie zastąpi zaangażowanego zespołu. To ludzie podejmują decyzje, rozwiązują problemy, obsługują klientów i budują przewagę konkurencyjną. Dlatego coraz więcej zarządów dochodzi do prostego wniosku. Inwestowanie w pracowników przynosi zwrot równie realny jak inwestowanie w infrastrukturę.
Właśnie z tego powodu wycieczki dla zakładów pracy przestały być traktowane jako jednorazowa nagroda. Stały się świadomie planowanym elementem strategii HR.
Jeszcze kilka lat temu pytanie brzmiało:
„Czy warto zorganizować wyjazd?”
Dzisiaj coraz częściej słyszymy:
„Jaki wyjazd najlepiej pomoże osiągnąć nasz cel?”
To ogromna zmiana.
Integracja nie zaczyna się przy ognisku
Wiele osób nadal wyobraża sobie integrację jako wspólne grillowanie lub wieczorną imprezę. Takie spotkania oczywiście mają swoją wartość. Jednak prawdziwa integracja wygląda inaczej.
Powstaje wtedy, gdy ludzie zaczynają sobie ufać.
Zaufania nie buduje się podczas godzinnego spotkania w sali konferencyjnej. Powstaje ono podczas wspólnego rozwiązywania problemów, rozmów przy śniadaniu, spaceru po nieznanym mieście czy wspólnego kibicowania na stadionie.
To właśnie dlatego dobrze zaplanowany wyjazd zmienia sposób funkcjonowania zespołu.
Po powrocie pracownicy znają się lepiej. Wiedzą, do kogo zwrócić się po pomoc. Rozumieją sposób pracy innych działów. Znacznie łatwiej rozwiązują konflikty, ponieważ wcześniej zdążyli zbudować wzajemny szacunek.
Z naszego doświadczenia wynika, że właśnie te zmiany są najczęściej zauważane przez menedżerów kilka tygodni po zakończeniu wyjazdu.
Nie chodzi o wspomnienia.
Chodzi o zmianę sposobu współpracy.
Wyjazd może rozwiązać problemy, których nie widać podczas codziennej pracy
Każda organizacja ma swoje wyzwania.
Czasami problemem jest słaba komunikacja między działami. Innym razem szybki rozwój firmy sprawia, że nowi pracownicy nie zdążyli jeszcze zintegrować się z zespołem. Zdarza się również, że przedsiębiorstwo przechodzi reorganizację lub łączy dwa oddziały.
Takich problemów nie rozwiąże kolejne zebranie.
Potrzebna jest sytuacja, w której ludzie zaczną ze sobą rozmawiać w naturalny sposób.
Wyjazd tworzy właśnie takie warunki.
Nagle okazuje się, że kierownik produkcji i specjalista z działu sprzedaży mają podobne zainteresowania. Dyrektor finansowy odkrywa, że pracownicy magazynu mają świetne pomysły na usprawnienie procesów. Młodszy specjalista bez obaw rozmawia z członkiem zarządu, ponieważ spotkanie odbywa się przy wspólnej kolacji, a nie w sali konferencyjnej.
Tak rodzą się relacje.
A relacje są fundamentem dobrze funkcjonującej organizacji.
Najlepsze pomysły często powstają poza biurem
Wielu przedsiębiorców potwierdza, że przełomowe pomysły nie pojawiły się podczas oficjalnych spotkań.
Powstały podczas podróży.
Podczas spaceru.
Przy kawie.
W czasie kolacji.
Zmiana otoczenia pobudza kreatywność. Człowiek przestaje myśleć wyłącznie o bieżących zadaniach. Zaczyna patrzeć szerzej.
To właśnie dlatego wiele światowych firm organizuje spotkania strategiczne poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Nie chodzi o luksus.
Chodzi o stworzenie przestrzeni do spokojnego myślenia.
Ten sam mechanizm działa podczas wyjazdów dla zakładów pracy.
Pracownicy mają czas, aby rozmawiać nie tylko o tym, co trzeba zrobić jutro, ale również o tym, jak firma może rozwijać się w przyszłości.
Wyjazd to również narzędzie komunikacji
Każdy wyjazd wysyła pracownikom konkretny sygnał.
Firma mówi:
„Jesteście dla nas ważni.”
Nie trzeba wypowiadać tych słów.
Pokazuje to sposób organizacji wydarzenia.
Dobrze dobrany hotel.
Przemyślany program.
Czas na odpoczynek.
Dbałość o szczegóły.
Szacunek do czasu uczestników.
To wszystko buduje kulturę organizacyjną znacznie skuteczniej niż plakaty z firmowymi wartościami wiszące na ścianach.
Pracownicy bardzo szybko rozpoznają, czy wyjazd został przygotowany z myślą o nich, czy jedynie po to, aby „odhaczyć” integrację w kalendarzu.
Różnica jest ogromna.
Co naprawdę zapamiętują uczestnicy?
To pytanie zadajemy sobie po każdym zrealizowanym projekcie.
Czy uczestnicy będą pamiętać nazwę hotelu?
Prawdopodobnie nie.
Czy zapamiętają numer pokoju?
Raczej nie.
Zapamiętają natomiast emocje.
Pierwszy widok na panoramę Barcelony.
Kolację w rodzinnej włoskiej restauracji.
Wspólne zdjęcie po meczu.
Śmiech podczas gry terenowej.
Rozmowę z koleżanką z innego działu, z którą wcześniej zamieniali tylko kilka maili.
To właśnie z takich chwil składa się dobrze zaprojektowany wyjazd.
Dlatego w Mega Travel zawsze powtarzamy, że organizujemy nie tylko podróże.
Projektujemy doświadczenia.
I właśnie ta filozofia od ponad 25 lat towarzyszy każdemu projektowi realizowanemu dla klientów biznesowych.
Wyjazd firmowy powinien mieć początek, rozwinięcie i zakończenie
Najlepsze wydarzenia przypominają dobrą książkę.
Mają swoją historię.
Uczestnicy od pierwszego dnia czują, że biorą udział w czymś wyjątkowym. Program rozwija się stopniowo. Pojawiają się momenty aktywności, chwile odpoczynku oraz czas na rozmowy. Każdy dzień ma swój rytm. Nic nie dzieje się przypadkiem.
Na zakończenie uczestnicy wracają nie tylko z pamiątkami i zdjęciami. Wracają z przekonaniem, że byli częścią dobrze przygotowanego wydarzenia.
To właśnie ten efekt chcemy osiągać.
Nie organizować wyjazdy.
Tworzyć historie, które pracownicy będą opowiadać jeszcze długo po powrocie do biura.
Rozdział 3
Jak zaplanować wycieczkę dla zakładu pracy? 12 decyzji, które decydują o sukcesie wyjazdu
Organizacja wyjazdu firmowego przypomina przygotowanie dużego projektu. Z zewnątrz wszystko wygląda prosto. Wybór kierunku, hotelu i środka transportu wydaje się najważniejszym zadaniem. W praktyce są to jedynie elementy większej układanki.
O powodzeniu wyjazdu decydują dziesiątki szczegółów. Niektóre z nich uczestnicy nawet nie zauważą. I właśnie o to chodzi. Dobrze zorganizowany wyjazd jest jak dobrze wyreżyserowany spektakl. Wszystko działa płynnie, ponieważ ktoś wcześniej przewidział każdy etap.
Przez ponad 25 lat Mega Travel przygotował wyjazdy dla małych zespołów, dużych zakładów produkcyjnych, międzynarodowych korporacji oraz instytucji publicznych. Każdy projekt był inny. Jednocześnie wszystkie miały wspólny mianownik. Sukces zaczynał się na długo przed wyjazdem.
Decyzja pierwsza – odpowiedź na pytanie „dlaczego?”
To najważniejszy etap całego procesu.
Zaskakująco wiele firm rozpoczyna planowanie od pytania:
„Dokąd pojedziemy?”
My proponujemy inne pytanie:
„Co chcemy osiągnąć?”
To nie jest gra słów.
To zmiana sposobu myślenia.
Jeżeli celem jest integracja nowego zespołu, program powinien zachęcać do współpracy i rozmów. Jeżeli firma chce nagrodzić najlepszych handlowców, wyjazd powinien mieć charakter wyjątkowego doświadczenia. Natomiast konferencja wymaga zupełnie innej organizacji niż wyjazd motywacyjny.
Kiedy znamy cel, znacznie łatwiej podjąć wszystkie kolejne decyzje.
Decyzja druga – kto pojedzie?
Na pierwszy rzut oka odpowiedź wydaje się oczywista.
„Pracownicy.”
Jednak w praktyce warto pójść o krok dalej.
Czy będzie to jeden dział?
Kilka oddziałów?
Cała firma?
Czy uczestnicy znają się od lat, czy dopiero rozpoczęli współpracę?
Czy w grupie znajdują się osoby w różnym wieku?
i Czy pojadą również partnerzy lub rodziny?
Każda odpowiedź wpływa na sposób przygotowania programu.
Wyjazd dla trzydziestoosobowego zespołu sprzedaży będzie wyglądał zupełnie inaczej niż wydarzenie dla dwustu pracowników zakładu produkcyjnego.
To właśnie dlatego w Mega Travel nie korzystamy z gotowych scenariuszy. Najpierw poznajemy grupę. Dopiero później projektujemy podróż.
Decyzja trzecia – kiedy jechać?
Termin wyjazdu wpływa na znacznie więcej elementów, niż mogłoby się wydawać.
Poza cenami hoteli i biletów lotniczych decyduje również o komforcie zwiedzania, dostępności atrakcji oraz pogodzie.
Przykładowo Barcelona w listopadzie oferuje zupełnie inne doświadczenia niż w środku wakacji. Wenecja poza sezonem pozwala spokojnie odkrywać miasto. Natomiast wyjazd do Rzymu w okresie największych upałów może okazać się męczący dla części uczestników.
Dobry organizator nie proponuje wyłącznie atrakcyjnego kierunku. Proponuje najlepszy moment na jego odwiedzenie.
Decyzja czwarta – jak długo powinien trwać wyjazd?
Nie istnieje idealna długość wyjazdu.
Najczęściej organizowane są wydarzenia trwające od dwóch do czterech dni. Taki czas pozwala połączyć podróż, integrację oraz odpoczynek.
Coraz większym zainteresowaniem cieszą się również krótkie wyjazdy weekendowe oraz jednodniowe wydarzenia w Polsce.
W przypadku podróży międzykontynentalnych warto przeznaczyć więcej czasu. Długa podróż wymaga odpowiedniego tempa programu. Uczestnicy powinni mieć możliwość poznania miejsca, a nie jedynie zaliczenia najważniejszych atrakcji.
Decyzja piąta – budżet
Rozmowa o budżecie nie należy do najłatwiejszych.
Jednocześnie jest niezbędna.
Dobrze określone możliwości finansowe pozwalają przygotować realistyczny projekt. Nie chodzi o wybór najtańszego rozwiązania. Chodzi o osiągnięcie najlepszego stosunku jakości do ceny.
Z naszego doświadczenia wynika, że firmy znacznie częściej żałują zbyt intensywnego oszczędzania niż rozsądnej inwestycji w komfort uczestników.
Wyjazd zapamiętuje się na lata.
Dlatego warto zadbać o jego jakość.
Decyzja szósta – program
To właśnie tutaj zaczyna się prawdziwa praca organizatora.
Program nie powinien przypominać listy atrakcji znalezionych w internecie.
Powinien tworzyć spójną historię.
Uczestnicy potrzebują czasu na zwiedzanie.
Potrzebują również czasu na rozmowy.
Na kawę.
Na wspólny spacer.
i Na odpoczynek.
Jednym z najczęstszych błędów jest przeładowanie harmonogramu.
Kiedy każda minuta jest zaplanowana, uczestnicy wracają bardziej zmęczeni niż przed wyjazdem.
Najlepsze programy pozostawiają przestrzeń na spontaniczne chwile.
To właśnie one najczęściej zostają w pamięci.
Decyzja siódma – hotel
Hotel jest ważny.
Jednak nie zawsze z powodów, o których myślą klienci.
Luksusowy obiekt położony godzinę od centrum może okazać się mniej praktyczny niż dobry hotel w doskonałej lokalizacji.
Czas jest jednym z najcenniejszych elementów wyjazdu.
Każda dodatkowa godzina spędzona w autokarze oznacza godzinę mniej na integrację lub odpoczynek.
Dlatego podczas wyboru hotelu analizujemy nie tylko standard pokoi, ale również lokalizację, logistykę oraz możliwości organizacji wydarzeń dla grup.
Decyzja ósma – organizator
Na rynku działa wiele firm oferujących wyjazdy dla przedsiębiorstw.
Kluczowe pytanie brzmi jednak inaczej.
Czy organizator będzie partnerem również wtedy, gdy pojawi się problem?
To właśnie w takich sytuacjach widać doświadczenie.
Opóźniony lot.
Zmiana godzin wydarzenia.
Nagła niedyspozycja uczestnika.
Zmiana pogody.
Takich sytuacji nie da się całkowicie wyeliminować.
Można jednak przygotować się na nie wcześniej.
To właśnie dlatego doświadczenie Mega Travel jest jedną z największych wartości dla klientów biznesowych.
Nie dlatego, że firma działa od ponad 25 lat.
Dlatego, że przez ten czas nauczyła się przewidywać sytuacje, których nie widać podczas przygotowywania oferty.
I właśnie dlatego kolejne przedsiębiorstwa powierzają organizację swoich wyjazdów zespołowi, który rozumie, że sukces projektu zaczyna się na długo przed pierwszym dniem podróży.
Rozdział 4
Wyjazd zaczyna się na długo przed wyjazdem. Jak wygląda organizacja od kulis?
Większość uczestników widzi jedynie efekt końcowy. Autokar przyjeżdża punktualnie. Samolot odlatuje zgodnie z rozkładem. Hotel jest przygotowany na przyjazd grupy. Pilot czeka na lotnisku, a restauracja ma zarezerwowane miejsca.
Tak właśnie powinno być.
Najlepiej zorganizowany wyjazd to taki, podczas którego uczestnicy nie zastanawiają się nad logistyką. Wszystko dzieje się naturalnie. Jednak za tym spokojem stoją dziesiątki godzin pracy wielu osób.
Organizacja wyjazdu dla kilkudziesięciu lub kilkuset uczestników przypomina przygotowanie dużego wydarzenia. Każdy element wpływa na kolejny. Jeżeli zmieni się godzina przylotu samolotu, trzeba dostosować transfer, zameldowanie w hotelu, rezerwację restauracji oraz harmonogram zwiedzania.
Dlatego doświadczenie organizatora nie polega na umiejętności rezerwowania hoteli. Polega na umiejętności połączenia setek drobnych elementów w jeden sprawnie działający projekt.
Dobra organizacja jest niewidoczna
To jedna z najważniejszych zasad, którymi kierujemy się w Mega Travel.
Jeżeli uczestnicy zauważają wyłącznie piękne miejsca, świetną atmosferę i dobrze przygotowany program, oznacza to, że organizacja została wykonana właściwie.
Nikt nie powinien zastanawiać się, kto potwierdził godziny transferów, kiedy zostały odebrane bilety czy w jaki sposób rozwiązano problem z opóźnionym lotem.
To zadanie organizatora.
Klient powinien skupić się na swoich pracownikach, partnerach biznesowych lub gościach. Resztę pozostawia zespołowi odpowiedzialnemu za realizację wyjazdu.
Tak właśnie rozumiemy profesjonalną obsługę.
Dlaczego gotowe programy rzadko się sprawdzają?
Internet pełen jest ofert zatytułowanych „Wyjazd firmowy do Barcelony”, „Weekend w Pradze” czy „Integracja w Krakowie”.
Na pierwszy rzut oka wyglądają atrakcyjnie. Mają określoną cenę, hotel i listę atrakcji.
Problem polega na tym, że zostały przygotowane dla wszystkich.
A skoro są dla wszystkich, bardzo często nie są idealne dla nikogo.
Przez lata zauważyliśmy, że najlepsze projekty powstają dopiero wtedy, gdy przestajemy myśleć kategoriami gotowych pakietów.
Nie zaczynamy od pytania:
„Który program wybrać?”
Pytamy:
„Jakie doświadczenie chcemy stworzyć?”
To właśnie ta różnica sprawia, że dwie firmy odwiedzające to samo miasto mogą przeżyć zupełnie inne wydarzenie.
Jedna grupa będzie zachwycona wieczorem flamenco i warsztatami kulinarnymi.
Druga wybierze zwiedzanie stadionu, spotkanie z lokalnym przedsiębiorcą oraz kolację w restauracji wyróżnionej przez przewodnik Michelin.
Miasto pozostaje to samo.
Zmienia się historia, którą opowiada wyjazd.
Nie planujemy atrakcji. Projektujemy emocje.
To zdanie może wydawać się odważne.
Jednak właśnie ono najlepiej opisuje filozofię organizacji wyjazdów.
Ludzie bardzo rzadko wspominają listę punktów programu.
Pamiętają emocje.
Pamiętają pierwszy widok na wieżę Eiffla.
i zachód słońca nad jeziorem Garda.
Pamiętają moment, w którym cała grupa wspólnie świętowała zwycięstwo ulubionej drużyny.
Pamiętają śmiech podczas gry miejskiej.
oraz rozmowę z kolegą z innego działu, której nigdy nie odbyliby w biurze.
To właśnie dlatego program powinien prowadzić uczestników przez różne doświadczenia.
Intensywne zwiedzanie warto przeplatać spokojniejszymi momentami.
Oficjalne spotkania dobrze uzupełniają nieformalne rozmowy.
Aktywność fizyczna daje najlepsze efekty wtedy, gdy później pojawia się czas na odpoczynek.
Równowaga jest znacznie ważniejsza niż liczba atrakcji.
Każda firma ma własną kulturę organizacyjną
To aspekt, który często jest pomijany podczas planowania wyjazdu.
Przedsiębiorstwa różnią się nie tylko branżą.
Różnią się sposobem podejmowania decyzji, komunikacją oraz wartościami.
W jednej organizacji dominuje dynamiczne tempo pracy i rywalizacja.
W innej najważniejsza jest współpraca oraz stabilność.
Jeszcze inna firma opiera się na innowacyjności i kreatywności.
Program wyjazdu powinien odzwierciedlać te wartości.
Jeżeli przedsiębiorstwo buduje kulturę współpracy, warto zaplanować aktywności wymagające wspólnego działania.
Jeżeli firma chce rozwijać kreatywność, lepiej sprawdzą się warsztaty, spotkania z lokalnymi twórcami lub niestandardowe formy zwiedzania.
Nie ma jednego idealnego scenariusza.
Jest scenariusz odpowiedni dla konkretnego zespołu.
Wyjazd jest wizytówką firmy
Pracownicy zwracają uwagę na szczegóły.
Nie chodzi wyłącznie o standard hotelu.
Liczy się sposób komunikacji przed wyjazdem.
Jakość materiałów informacyjnych.
Punktualność.
Tempo programu.
Dbałość o uczestników.
Sposób rozwiązywania problemów.
Każdy z tych elementów buduje obraz pracodawcy.
Jeżeli wyjazd został przygotowany z troską o uczestników, pracownicy odbierają to jako sygnał, że firma naprawdę o nich dba.
To jedna z najlepszych inwestycji w markę pracodawcy.
Nie da się jej zastąpić kampanią reklamową.
Czego nauczyliśmy się przez ponad 25 lat?
Gdybyśmy mieli wskazać jedną najważniejszą lekcję, brzmiałaby ona bardzo prosto.
Nie istnieją dwa identyczne wyjazdy.
Można odwiedzać te same miasta.
Można nocować w tych samych hotelach.
i Można korzystać z tych samych połączeń lotniczych.
Nigdy jednak nie spotka się dwóch identycznych grup.
Każdy zespół ma własną historię.
Własne oczekiwania.
Własne tempo.
Własny sposób komunikacji.
Dlatego nie wierzymy w gotowe rozwiązania.
Wierzymy w rozmowę.
To ona pozwala zrozumieć potrzeby klienta.
A dopiero później przygotować wyjazd, który będzie naturalnym przedłużeniem kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa.
To właśnie dlatego Mega Travel od ponad ćwierć wieku współpracuje z firmami, które wracają z kolejnymi projektami.
Nie dlatego, że pamiętają nazwę hotelu.
Dlatego, że pamiętają, jak czuli się podczas całego wyjazdu.
I właśnie te emocje chcemy projektować.
Nie jednorazowo.
Za każdym razem.
Rozdział 5
Jest poniedziałek. Godzina 8:37. Prezes właśnie zlecił Ci organizację wyjazdu dla 180 pracowników. Co robisz?
Wyobraź sobie tę sytuację.
Kończy się cotygodniowe spotkanie zarządu.
Prezes zamyka laptop, spogląda na Ciebie i mówi:
– W tym roku chciałbym zorganizować wyjazd dla pracowników. Około 180 osób. Mamy wrzesień. Proszę przygotować propozycję.
Po czym wychodzi z sali.
Przez chwilę jest cicho.
Na biurku zostaje notes, kubek z kawą i jedno zadanie, którego nikt wcześniej nie wpisał do Twojego kalendarza.
Jeżeli pracujesz w dziale HR, administracji lub jesteś asystentką zarządu, bardzo możliwe, że znasz ten scenariusz.
Organizacja wyjazdu firmowego często trafia do osoby, która na co dzień zajmuje się zupełnie innymi obowiązkami. Rekrutacją, dokumentacją pracowniczą, organizacją szkoleń albo obsługą zarządu.
Nagle trzeba wybrać kierunek.
Porównać oferty.
Sprawdzić budżet.
Zebrać listę uczestników.
Zorganizować transport.
Przygotować komunikację.
Dopilnować terminów.
I jeszcze odpowiedzieć na kilkadziesiąt pytań pracowników.
To właśnie dlatego wiele osób już na początku czuje stres.
Nie dlatego, że wyjazd jest trudny.
Dlatego, że nie wiedzą, od czego zacząć.
Przez ponad 25 lat organizacji wyjazdów dla firm zauważyliśmy jedną rzecz.
Największe problemy pojawiają się nie podczas podróży.
Pojawiają się na etapie planowania.
Dlatego przygotowaliśmy proces, który porządkuje całą organizację.
Krok pierwszy. Nie wybieraj kierunku.
Naprawdę.
To najczęściej popełniany błąd.
Większość osób otwiera Google i wpisuje:
„Wyjazdy integracyjne do Włoch.”
Albo:
„Wycieczki dla firm Hiszpania.”
Tymczasem kierunek jest dopiero konsekwencją wcześniejszych decyzji.
Najpierw odpowiedz na pięć pytań.
Po co organizujemy wyjazd?
Kto pojedzie?
Ile osób będzie uczestniczyć?
Jakim budżetem dysponujemy?
Co pracownicy mają powiedzieć po powrocie?
To ostatnie pytanie jest szczególnie ważne.
Wyobraź sobie, że tydzień po wyjeździe spotykasz jednego z uczestników.
Co chciałbyś usłyszeć?
„Ale było świetnie.”
Czy raczej:
„W końcu poznałem ludzi z drugiego oddziału.”
„Teraz znacznie łatwiej współpracuje mi się z produkcją.”
„Pierwszy raz od dawna naprawdę odpocząłem.”
To właśnie są cele wyjazdu.
Nie hotel.
Nie samolot.
ani nie liczba atrakcji.
Krok drugi. Zbierz informacje, których później będzie Ci brakowało.
Doświadczenie nauczyło nas, że dobrze przygotowany wyjazd zaczyna się od dobrej listy pytań.
Dlatego zanim poprosisz o ofertę, przygotuj podstawowe informacje.
Ile osób planuje wyjazd?
Czy liczba uczestników może się zmienić?
Czy wszyscy wyjeżdżają z jednego miasta?
Ponadto czy potrzebny będzie transport na lotnisko?
Czy w grupie są osoby z ograniczoną mobilnością?
Czy ktoś wymaga specjalnej diety?
CA może uczestnicy będą podróżować z osobami towarzyszącymi?
Czy firma planuje część konferencyjną?
Czy potrzebna będzie sala szkoleniowa?
i czy wyjazd ma obejmować galę lub jubileusz?
Im więcej informacji przekażesz organizatorowi, tym lepiej dopasowana będzie oferta.
To oszczędność czasu po obu stronach.
Krok trzeci. Nie porównuj tylko ceny.
To jedna z najdroższych pomyłek.
Załóżmy, że otrzymujesz trzy oferty.
Pierwsza kosztuje 2 990 zł.
Druga 3 290 zł.
Trzecia 3 590 zł.
Która jest najlepsza?
Nie wiemy.
Bo cena nie mówi nic.
Może pierwszy hotel znajduje się godzinę od centrum.
Może drugi obejmuje wszystkie transfery.
a może trzeci zawiera prywatnego przewodnika, dodatkowe ubezpieczenie i kolację integracyjną.
Oferty należy porównywać punkt po punkcie.
Dopiero wtedy można ocenić ich rzeczywistą wartość.
W Mega Travel przygotowujemy propozycje w sposób przejrzysty. Klient dokładnie wie, co zawiera cena, jakie są opcje dodatkowe oraz z czego wynikają różnice pomiędzy poszczególnymi wariantami.
Dzięki temu decyzja opiera się na faktach, a nie wyłącznie na liczbie widniejącej w podsumowaniu.
Krok czwarty. Zostaw miejsce na oddech.
Jednym z największych błędów jest przekonanie, że dobry wyjazd powinien być wypełniony atrakcjami od rana do wieczora.
To nie działa.
Wyobraź sobie dwa programy.
Pierwszy.
Śniadanie.
Zwiedzanie.
Muzeum.
Obiad.
Kolejne zwiedzanie.
Rejs.
Kolacja.
Wieczorna impreza.
Powrót do hotelu o północy.
Drugi.
Śniadanie.
Spacer z przewodnikiem.
Kawa na lokalnym rynku.
Czas wolny.
Wspólna kolacja.
Wieczór z muzyką.
Który program pozwoli uczestnikom naprawdę się poznać?
Po ponad dwóch dekadach organizacji wyjazdów odpowiedź jest dla nas oczywista.
Najlepsze relacje powstają wtedy, gdy ludzie mają czas.
Nie wtedy, gdy biegną za przewodnikiem z aparatem w ręku.
Krok piąty. Wybierz partnera, a nie wykonawcę.
Organizacja wyjazdu nie kończy się w momencie podpisania umowy.
To dopiero początek współpracy.
Dobry organizator odbiera telefon także wtedy, gdy lot zostanie opóźniony.
Potrafi znaleźć rozwiązanie, gdy zachoruje uczestnik.
Wie, jak zareagować, gdy lokalne wydarzenie zmieni organizację ruchu.
Przewiduje sytuacje, o których klient nawet nie pomyśli.
To właśnie dlatego przedsiębiorstwa wracają do sprawdzonych partnerów.
Nie dlatego, że przygotowali najtańszą ofertę.
Dlatego, że dali poczucie bezpieczeństwa.
A ono podczas organizacji wyjazdu jest bezcenne.
Na koniec jedno pytanie
Chciałbym, żebyś odpowiedział sobie na krótkie pytanie.
Czy organizujesz wyjazd…
…czy projektujesz doświadczenie, które pracownicy będą wspominać jeszcze za kilka lat?
Bo właśnie w tej odpowiedzi kryje się różnica między poprawnie zorganizowaną podróżą a wyjazdem, który staje się częścią historii firmy.
